Xem nhanh
Chuyển văn phòng là công việc rất phức tạp, đòi hỏi người vận chuyển phải có kinh nghiệm, khéo léo,… Hơn nữa, với công ty lớn có số lượng đồ dùng và trang thiết bị nhiều thì việc này lại càng khó khăn. Việc chuyển văn phòng tiết kiệm, nhanh chóng sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên, để có thể vận chuyển văn phòng được nhẹ nhàng, đơn giản hơn bạn cũng cần có bí quyết.
Dưới đây, Công ty vận chuyển văn phòng trọn gói Taxi Tải Giá Rẻ xin chia sẻ đến bạn đọc kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả, nhanh chóng để bạn tham khảo thêm qua bài viết bên dưới từ đội ngũ nhân viên của chúng tôi các bạn nhé.
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Bất cứ công việc nào bạn làm cũng cần lên kế hoạch đúng không? Bạn có biết tại sao chúng tôi lại đặt bước này trước tiên không? Đa phần mọi người khi chuyển văn phòng cũng cần đến bước này để tránh thất thoát, làm mất đồ đạc văn phòng. Vậy tại sao bạn không lập ra một kế hoạch chi tiết về chuyển văn phòng trọn gói nhanh chóng hơn nhỉ ?
Để mọi việc thuận lợi trong công việc, ngay khi có ý định chuyển văn phòng thì các công ty hãy tiến hành chuyển văn phòng hãy lên kế hoạch chi tiết về việc này. Hãy gạch đầu dòng các ý chính về việc chuyển văn phòng như:
- Thời gian chuyển văn phòng
- Ai là người tham gia chính vào việc chuyển văn phòng
- Đóng gói đồ đạc
- Tìm địa điểm văn phòng mới
- Hoàn thiện các thủ tục chuyển văn phòng trên giấy tờ
Chọn Ngày Tốt Chuyển Văn Phòng
Chọn ngày tốt chuyển văn phòng là kinh nghiệm quan trọng, nhưng bạn nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì chắc chắn khi ở làm việc thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng sẽ khó có thể tập trung làm việc với khách hàng của công ty. Thời điểm lý tưởng để chuyển văn phòng nên là cuối tuần hoặc vào các tháng ít khách giao dịch (ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch, trước hoặc sau Tết nguyên đán,…)
Một vấn đề mà Taxi Tải Giá Rẻ chia sẻ trong bài viết chính là vấn đề thủ tục pháp lý khi các bạn có nhu cầu chuyển công ty. Theo kinh nghiệm từ nhiều năm trong ngành chuyển văn phòng của chúng tôi thì thủ tục liên quan đến thuế, đăng ký kinh doanh,con dấu mới thường phức tạp và mất nhiều thời gian vì vậy để tránh những phát sinh không cần thiết. Thì những công ty hãy hoàn thành việc này trước, ngay sau khi ký hợp đồng thuê địa điểm mới.
Chuẩn bị dụng cụ và đồ đạc đóng gói cần thiết
Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì phải làm bước này. Bạn cần chuẩn bị thùng carton chuyên dụng để đựng đồ, dựa theo khối lượng và số lượng đồ đạc mà bạn lựa chọn số thùng, kích cỡ thùng phù hợp. Ngoài ra, băng dính loại bản to cũng không thể thiếu để nhằm đóng chặt các hộp, thùng kín. Bên cạnh đó, bạn nên tận dụng giấy hay báo cũ để đóng gói những đồ đạc trong văn phòng.
Sắp xếp và đóng gói đồ đạc
Hãy cùng các nhân viên của mình sắp xếp, phân loại và đóng gói dần các loại đồ đạc nhỏ, dễ đóng gói để chuyển văn phòng nhanh chóng hơn cũng như tiết kiệm chi phí cho công ty. Bạn cần lưu ý để những vật hay đi với nhau chung cùng một thùng để tiện cho sau này dễ tìm kiếm hơn. Bên trong thùng không nên đựng quá nhiều đồ vì như thế sẽ khiến cho việc vận chuyển khó khăn hơn và thậm chí thùng có thể bung ra.
Sau khi đóng gói xong, bạn nên ghi chú ngoài thùng như bên trong có những loại đồ đạc gì, của phòng ban hay cá nhân nào, khi chuyển đến địa điểm mới thì thùng sẽ được đặt ở đâu, tầng mấy, phòng nào. Đặc biệt, với những đồ đạc dễ vỡ thì việc ghi bên ngoài là rất cần thiết.
Xem thêm: Hàng dễ vỡ xin nhẹ tay và những lưu ý khi gói hàng
Thanh lý bớt những đồ đạc cũ kĩ, không dùng đến
Hãy xem trong văn phòng có những đồ đạc gì không dùng đến, thì hãy đem đi thanh lý bớt. Đa phần các doanh nghiệp, công ty thường thanh lý bớt đồ để giảm gánh nặng về chi phí vận chuyển cũng như tăng thêm một khoản tiền cho công ty, khi đến nơi mới.
Cùng với đó việc đóng gói dần đồ đạc cũng sẽ giúp bạn thống kê chính xác đồ cần chuyển để tiến hành đối chiếu khi đến nơi mới. Hoặc có thể thanh lý nhiều món đồ đạc không cần dùng đến để tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Dọn dẹp lại văn phòng cũ
Sau khi đóng gói xong xuôi, bạn cùng các nhân viên công ty bạn nên dọn dẹp lại văn phòng cũ. Một số lưu ý nhỏ khi dọn dẹp văn phòng:
- Tiến hành làm vệ sinh dọn dẹp phòng, ban công, hành lang.
- Cử đủ số lượng nhân viên để dọn phòng, phân công phòng ban, nhân viên làm việc cụ thể.
- Gom rác lại toàn bộ và vứt rác đúng nơi quy định.
- Yêu cầu các nhân viên sắp xếp, lau chùi mọi thứ gọn gàng và sạch sẽ.
Cẩn thận với đồ đạc, giấy tờ có giá trị
Đối với các trang thiết bị, vật dụng hay máy móc quan trọng, yêu cầu kĩ năng tháo lắp lành nghề thì cần phải nhờ đến những người có kinh nghiệm và chuyên môn. Đối với hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty, bạn cần cho vào một thùng riêng và vận chuyển đi. Vì những giấy tờ này liên quan đến bảo mật, công việc của công ty.
Đặc biệt, với những tài liệu quan trọng, bạn nên sao chép và lưu trữ ở nơi nào đó thật cẩn thận. Như vậy mới có thể đảm bảo không bị thất lạc các tài liệu quan trọng, cũng như độ an toàn.
Có khá nhiều kinh nghiệm mà Taxi Tải Giá Rẻ muốn chia sẻ đến bạn và những doanh nghiệp, công ty nào có nhu cầu dịch vụ chuyển văn phòng đến địa điểm mới. Hy vọng bài viết về kinh nghiệm chuyển văn phòng mà chúng tôi chia sẻ trên đây đã giúp đỡ một phần nào đó cho bạn. Nếu bạn cần một dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, chuyên nghiệp thì hãy tới với Taxi Tải Giá Rẻ nhé.
Xem thêm: Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
