Xem nhanh
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng mà doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị để chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng sắp tới nhưng có quá nhiều công việc cần phải lo khiến cho bạn không biết nên phải bắt đầu công việc như thế nào cho hợp lý và khoa học. Phần lớn công việc này bạn có thể bàn giao cho công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói nhưng bên cạnh đó bạn vẫn phải có rất nhiều việc chỉ bạn mới có thể sắp xếp được.
Dưới đây là một vài lời chia sẽ của Công ty vận tải Taxi Tải Giá Rẻ sẽ giúp các bạn xác định được và thực hiện những việc cần làm khi chuyển văn phòng sao cho hợp lý nhé.
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
Những kế hoạch chuyển văn phòng
Việc đã xác định được một địa điểm cần đặt thuê văn phòng của mình rồi, việc để thực hiện những công việc cần làm khi chuyển văn phòng diễn ra một cách thuận lợi bạn cần có khâu chuẩn bị càng chi tiết càng tốt, sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Việc chuẩn bị một kế hoạch thật chi tiết thì bạn sẽ biết được tổng thể các công việc cần phải làm, phân công công việc và cũng có thể lường trước những khó khăn sẽ gặp đến phải trong suốt quá trình vận chuyển để có cách xử lý tốt nhất.
Mọi người trong công ty tham gia vào việc chuyển văn phòng bạn cũng nên cần có một phương án từ trước để nhân viên chủ động thực hiện các công việc đó.
Một số các công việc cần làm khi chuyển văn phòng nên có trong những kế hoạch cần tham khảo như:
- Thiết kế và trang trí lại nội thất không gian làm việc
- Sắm thêm hoặc thay thế đồ nội thất bên trong
- Thay đổi địa chỉ làm việc trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan
- Di chuyển điện thoại, mạng Internet…
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần thiết)
Chuẩn bị và sắp xếp vật dụng chuyển dọn
Thường những đơn vị chuyển nhà ở, chuyển văn phòng họ đều trợ về hộp, thùng Carton nhưng để đỡ tốn thời gian hơn nữa bạn nên có sự chuẩn bị từ trước. Thùng Carton là vật dụng không thể nào thiếu khi chuyển văn phòng đi xa, đây là vật dụng khá hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Bạn nên chuẩn bị một số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, và phòng ban…
Nên để từng cá nhân nhân viên công ty tự sắp xếp đồ dùng nhằm để tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển hàng hóa.
Ngoài ra cần chuẩn bị thêm giấy báo, mút xốp, và băng keo để có thể đóng thùng một cách dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể giao công việc này cho phòng nhân sự, phòng lễ tân, và nhân viên phòng sẽ chủ động hơn chuẩn bị và phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.
Ấn định thời gian chuyển văn phòng
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng thì đối thời gian chuyển văn phòng cần phải trao đổi và thống nhất với lãnh đạo để lựa có thể lựa chọn một thời gian vận chuyển hợp lí qua đó có thể sắp xếp công việc hiệu quả hơn.
Nên lựa chọn khoảng thời gian vào cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, nếu chuyển vào những ngày bình thường thì bạn cần sắp xếp công việc vận chuyển sao cho không bị ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty hoặc là có thể để lại những thứ quan trọng tạm thời hoạt động tại vị trí tạm thời nào trước.
Chuẩn bị chi phí cho các công việc chuyển văn phòng
Sau khi đã lên những kế hoạch cho các công việc cần làm khi chuyển văn phòng sắp diễn ra, dựa vào bản kế hoạch đã liệt kê từ trước bạn có thể xác định khoảng chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo giá thành từ một số bên đơn vị chuyển văn phòng trọn gói để dự trù chi phí (nếu cần). Hãy chuẩn bị thêm các khoản chi phí nếu có phát sinh trong quá trình chuyển dọn văn phòng diễn ra thuận lợi.
Chi phí việc vận chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc những yếu tố như:
- Loại xe tải cần thuê vận chuyển
- Số lượng hàng hóa cần phải vận chuyển
- Quảng cách từ điểm đi và điểm đến
- Các loại chi phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi…
Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ
Trước và sau khi chuyển văn phòng, bạn cần phải thông báo và hoàn trả mặt bằng đầy đủ giấy tờ hợp đồng, có giấy xác nhận của 2 bên nhằm để tránh các trường hợp rắc rối pháp lý sau này có thể xảy ra.
Trên đây là toàn bộ các công việc cần làm khi chuyển văn phòng các bạn có thể tham khảo qua. Với những thông tin này sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp lớn nhỏ trên khu vực TPHCM khi muốn chuyển văn phòng của mình sang một nơi làm việc mới.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Taxi Tải Giá Rẻ
Nếu như doanh nghiệp của bạn đang muốn tìm cho mình một đơn vị vận chuyển văn phòng uy tín và chất lượng thì công ty Taxi Tải Giá Rẻ là một trong những sự lựa chọn hợp lí và an toàn cho các bạn. Chúng tôi hỗ trợ phục vụ khách hàng trên khắp khu vực TP.HCM, và nhiều tỉnh thành phố lân cận khác như: Bình Dương, Đồng Nai, Long An…
Qua bài viết Taxi Tải Giá Rẻ đã chia sẽ đến cho các bạn một số kinh nghiệm về việc các công việc cần làm khi chuyển văn phòng mình qua bài viết này có thể giúp được ít nhiều cho doanh nghiệp các bạn trong việc nên cần phải làm gì trong việc khi chuyển qua văn phòng mới của mình nhé.
>> Xem thêm: [Chia Sẻ] Những Kinh Nghiệm Chuyển Văn Phòng Cực Hay
